Conseils pour rédiger une réponse à un appel d’offres

Les documents de spécification d’appel d’offres incluront probablement un modèle de réponse contenant des sections à remplir. Ces sections peuvent avoir des limites de mots et nécessitent certains formats de fichier. En suivant avec précision toutes les exigences du modèle de réponse, vous faciliterez l’examen de votre offre par le comité d’examen des appels d’offres. Quoiqu’il en soit, voici quelques informations utiles pour vous permettre de rédiger votre appel d’offres en toute simplicité.

Structurez votre document d’appel d’offres clairement

Si les documents de spécification de l’appel d’offres n’ont pas demandé un format ou une structure particulière, veuillez à ce que votre document soit clair, logique et bien organisé. Incluez une introduction claire et convaincante qui énonce l’objectif, la justification et la proposition centrale de votre offre. Si vous ne savez pas comment développer votre réponse à l’appel d’offres, utilisez la mémoire technique proposée en ligne pour vous accompagner dans votre rédaction. Il se peut que vous utilisiez des diagrammes afin de répondre à un appel d’offre. Cela peut être un moyen efficace de décomposer des blocs de texte et de communiquer au lecteur des propositions complexes.

Fournissez tous les détails pertinents

Comme pour les devis, les offres doivent inclure certaines informations afin d’être prises en compte, notamment :

• un profil d’entreprise et une déclaration de capacité
• les sous-traitants si vous proposez de sous-traiter
• le prix pour chaque produit ou service que vous proposez, et une indication de leur caractère fixe ou variable
• toutes les conditions affectant le prix
• les détails de livraison et les frais
• un calendrier proposé indiquant les dates de livraison
• si les biens ou les services sont périodiques ou récurrents
• assurances applicables
• droits de propriété intellectuelle, le cas échéant
• une description de toutes les variantes que vous proposez pour respecter les conditions du contrat.

Répondez aux critères de sélection

Il est judicieux de suivre de près les critères de la demande d’appel d’offres. Assurez-vous que votre offre répond précisément aux besoins de l’acheteur. Décrivez les avantages que l’acheteur recevra de vos produits ou services. Donnez des exemples précis de la façon dont vous répondez aux critères de sélection plutôt que de simplement dire que vous le faites.  Il est important de mettre en évidence vos références et de fournir une expérience vérifiable, ainsi que d’expliquer comment votre approche de la livraison répondra aux besoins de l’acheteur. Identifiez les exigences les plus importantes pour l’acheteur et tenez-en compte dans votre réponse à l’appel d’offres.

Choisissez les bonnes références

Un autre élément clé de la réussite d’un appel d’offres est de choisir les bonnes références. Utilisez des référents qui connaissent vos produits ou services. Assurez-vous d’avoir la permission de les utiliser avant de les inclure dans votre réponse. Mettez-les au courant des faits saillants de la demande afin qu’ils puissent cibler leurs commentaires en fonction des spécifications du travail. N’oubliez pas de vérifier l’orthographe et, si possible, demandez à quelqu’un de lire votre réponse à l’appel d’offres et de donner son avis.  Les réponses tardives ou incomplètes à un appel d’offres sont généralement exclues, sauf circonstances exceptionnelles convenues au préalable. Dans ce cas, respectez le délai pour répondre à votre offre.