Organiser le travail de protection des données avec un logiciel RGPD

La performance technologique croissante qui s’accompagne d’une augmentation des risques liés au traitement des données personnelles a obligé le législateur européen à mettre en place le RGPD. Ce nouveau règlement sur la protection des données s’appliquera effectivement à partir du 25 mai 2018. Il exige des organisations du monde entier à revoir et/ou améliorer leurs pratiques de protection des données. Le processus passera par la désignation d’un DPO et/ou par l’utilisation d’un logiciel RGPD pour mieux gérer la protection des données.

Un outil puissant pour cartographier les traitements

La première étape à franchir pour se mettre en conformité avec le RGPD est de désigner un DPO. Sa principale fonction est de piloter le projet de mise en conformité. Après sa désignation, la seconde étape consistera à faire une cartographie bien détaillée des traitements de données personnelles. Cette cartographie va permettre d’inventorier la manière dont sont traitées les données de l’entreprise. Elle permettra également un recensement des informations importantes comme : la finalité des traitements, la base légale du traitement, les délais du traitement, les conditions de disparition… Bien évidemment, tout cela n’est possible qu’en utilisant un logiciel RGPD performant et bien conçu.

Utiliser un logiciel RGPD pour rationaliser les prises de décisions

Après la mise en application du RGPD, celui qui jouera le rôle le plus important dans la protection des données au sein de l’entreprise sera sans aucun doute le DPO. L’une de ses principales missions sera d’assister les dirigeants de l’entreprise dans leur prise de décisions surtout quand les enjeux auront un lien avec la protection des données manipulées par l’entreprise. Pour appuyer ses conseils, le DPO devra se baser sur les textes de loi, mais surtout sur des analyses. Ainsi, avec un logiciel RGPD, il éditera des rapports, rédigera des mesures palliatives ou encore, fera un état des lieux des traitements (vue d’ensemble des traitements, informations sur les délais de rétention, informations sur les transferts de données au niveau international…).

Optimiser la gestion des risques

Malgré les précautions, les risques pour les données existent toujours. Parmi les risques en cause on peut citer la détérioration du matériel, le piratage informatique, divulgation d’information… Le RGPD impose aux entreprises de mettre en place des mesures pour limiter ces risques. L’utilisation d’un logiciel RGPD constitue l’une des solutions les plus pertinentes pour optimiser la gestion des risques. En effet, ce type de logiciel permet de faire des simulations ou encore d’identifier les risques liés à un traitement donné. Il permet non seulement de limiter les risques pour les droits des personnes, mais également les risques règlementaires, commerciaux, ainsi que les risques stratégiques.

La nécessité d’une formation

Malgré l’efficacité que peut avoir un logiciel RGPD, son utilisation à lui seul est insuffisante pour une mise en conformité complète. La mise en conformité nécessitera la participation effective de tout le personnel. Il appartiendra au DPO d’assurer la formation et la sensibilisation. L’entreprise peut également inscrire certains des membres de son personnel à des formations en ligne portant sur le RGPD. Cela représente un investissement en comparaison des sanctions encourues en cas de manquement à une obligation du RGPD.