Réunion du conseil d’administration d’un syndicat des copropriétaires

Vous êtes administrateur d’un syndicat des copropriétaires ?

Peut-être souhaitez-vous comprendre davantage les modalités d’une réunion du conseil d’administration d’un syndicat des copropriétaires ?

Dans un premier temps, il faut savoir que les modalités pour convoquer une réunion sont régies par la déclaration de copropriété et que le conseil d’administration se réunit aussi souvent qu’exige la gestion des affaires du syndicat. Normalement une réunion est convoquée par le président ou le secrétaire du conseil au moyen d’un avis écrit donné par courrier ordinaire, courriel ou de main à main au moins un jour franc avant la tenue de ladite réunion.

Toutefois, les administrateurs peuvent renoncer à l’avis de convocation d’une réunion ainsi qu’au délai de convocation simplement en se présentant à la réunion. Par contre tout administrateur peut s’y présente que pour contester la régularité de la convocation. Si tous les administrateurs sont d’accord, ils pourront participer à une réunion à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux.

Rappelons certaines règles qui gouvernent la tenue d’une réunion du conseil d’administration : Le quorum à une réunion est déterminé par la déclaration de copropriété; Les décisions du conseil d’administration sont prises à la majorité des voix des administrateurs et chacun de ceux-ci détient une voix; Le vote est pris à main levée, à moins qu’un vote secret ne soit demandé par un administrateur; Aucun administrateur ne peut se faire représenter à une réunion du conseil d’administration; Les seules personnes admises à une réunion sont les administrateurs eux-mêmes. Toute autre personne doit être invitée ou acceptée par la majorité des administrateurs.

Une fois la réunion tenue, le président et le secrétaire ont le choix de procéder à la préparation d’une résolution ou à la rédaction d’un procès-verbal : La préparation d’une résolution fait état des décisions qui ont été prises durant la réunion et elle doit être dûment signée par tous les administrateurs du conseil d’administration. La résolution tenant lieu de réunion du conseil d’administration est utilisée lorsque tous les membres du conseil, habiles à voter, sont présents et en accord avec la résolution à adopter et qu’il n’y a pas eu de convocation officielle à une réunion.

Le procès-verbal doit toutefois être signé par le président et le secrétaire du conseil d’administration et être entériné par les administrateurs lors de la réunion suivante. Vous pouvez trouver la définition ici. Nous vous rappelons que peu importe la méthode choisie, autant la résolution que le procès-verbal de la réunion doivent être conservés dans le registre de la copropriété.

Nous souhaitons que ces informations vous soient utiles.